Saber cómo hacer una factura correctamente es una de las primeras cosas que necesitas al empezar como autónomo. Una factura con datos incompletos puede hacer que tu cliente no pueda deducirse el IVA, que tengas problemas en una comprobación de Hacienda o, simplemente, que tardes más en cobrar. En esta guía te explicamos qué datos son obligatorios, cómo calcular el IVA y la retención con un ejemplo y qué cambia con Verifactu.
Datos obligatorios de una factura completa
El Reglamento de facturación establece que una factura completa debe incluir:
- Número y, en su caso, serie. La numeración tiene que ser correlativa: no puedes saltarte números ni repetirlos. Puedes usar series distintas (por ejemplo, una para rectificativas), cada una con su propia numeración.
- Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha en que se realizó la operación.
- Tus datos: nombre y apellidos, NIF y domicilio.
- Datos del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Descripción de los productos o servicios, con precio unitario sin IVA y los descuentos, si los hay.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota de IVA resultante.
- Retención de IRPF, si corresponde.
- Total de la factura.
- Si la operación está exenta de IVA o se aplica la inversión del sujeto pasivo, una mención expresa con la referencia a la norma que lo justifica.
Ejemplo de factura con IVA y retención
Imagina que eres diseñador autónomo y facturas 1.000 € a una empresa por un proyecto:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | + 210,00 € |
| Retención IRPF (15 %) | − 150,00 € |
| Total a cobrar | 1.060,00 € |
Los 210 € de IVA los ingresarás después a Hacienda en el modelo 303. Los 150 € de retención los ingresa tu cliente por ti, y tú los descontarás de tu IRPF (en el modelo 130 y en la renta).
¿Cuándo tengo que aplicar retención de IRPF?
La retención se aplica cuando eres profesional (actividades de la sección segunda de las tarifas del IAE: diseñadores, consultores, abogados, arquitectos…) y facturas a una empresa u otro autónomo. El tipo general es el 15 %, pero durante el año de inicio de la actividad y los dos siguientes puedes aplicar el 7 %, siempre que no hayas ejercido una actividad profesional en el año anterior.
No se aplica retención cuando facturas a particulares, a clientes extranjeros ni, en general, en actividades empresariales (comercio, hostelería, reformas…), salvo algunos casos en módulos.
Factura simplificada (el antiguo ticket)
En operaciones de hasta 400 € (IVA incluido), o hasta 3.000 € en sectores como el comercio minorista o la hostelería, puedes emitir una factura simplificada con menos datos: no hace falta incluir los datos del cliente. Pero si tu cliente es un empresario o profesional y quiere deducirse el IVA, tiene derecho a pedirte una factura completa.
Plazos para emitir y conservar las facturas
- Emisión: en general, en el momento de la operación. Si el cliente es empresario o profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente.
- Conservación: al menos cuatro años a efectos fiscales, y seis según la normativa mercantil.
Factura rectificativa: cómo corregir una factura
Una factura emitida no se borra ni se modifica. Si hay un error o una devolución, tienes que emitir una factura rectificativa, con su propia serie, que haga referencia a la factura original e indique qué se corrige.
Verifactu: lo que cambia en la forma de facturar
Con Verifactu, los programas de facturación tendrán que cumplir unos requisitos técnicos de Hacienda: registros inalterables, encadenados y un código QR en cada factura. Será obligatorio para los autónomos a partir del 1 de julio de 2027 (para las sociedades, el 1 de enero de 2027). Si haces tus facturas en Word o Excel, conviene empezar ya a usar un programa adaptado.
Errores frecuentes al facturar
- Saltarse números o reiniciar la numeración cada año sin usar series.
- Olvidar el NIF o el domicilio del cliente.
- Aplicar retención a un particular o no aplicarla a una empresa.
- Poner el tipo de IVA equivocado o no indicar por qué una operación está exenta.
- Modificar una factura ya emitida en vez de hacer una rectificativa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas en Word o Excel?
Hoy sí, pero cuando Verifactu sea obligatorio para autónomos (julio de 2027) necesitarás un sistema de facturación adaptado. Hacerlo con un programa desde ya evita errores de numeración y cálculo.
¿Tengo que hacer factura si cobro en efectivo?
Sí. La obligación de facturar no depende de la forma de pago.
¿Qué pasa si un cliente no me paga una factura?
Si la factura queda impagada, en determinados casos puedes recuperar el IVA que ya ingresaste mediante una factura rectificativa por impago, cumpliendo los plazos y requisitos legales.
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